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11 Tipps für die Event-Terminfindung: So finden Sie für Ihre Veranstaltung das perfekte Datum

Bei der Eventplanung ist eines der ersten großen Fragezeichen immer der Termin. Wann soll ich mein Event veranstalten und wie finde ich das beste Datum? Gerade wenn es sich um große Corporate-Events handelt, ist der richtige Termin für den Erfolg einer Veranstaltung mitentscheidend und sollte nicht leichtfertig gewählt werden. Im besten Fall nehmen Sie sich für die Terminfindung genug Zeit und recherchieren auch einige der Themen und Termine im Internet, damit einer erfolgreichen Veranstaltung nichts im Weg steht. Wir möchten Ihnen mit unseren Tipps helfen, damit Sie das perfekte Datum für Ihr Event finden.

 

Tipp #1: Vermeiden Sie Feiertage und Ferien

Ganz zu Beginn sollten Sie sich Ihr „Wunschdatum“ ansehen, ob und welche nationalen Feiertage in diesem Zeitraum am Kalender stehen. Dass man ein Kundenevent jetzt nicht gerade am Nationalfeiertag veranstaltet, ist meist klar, deshalb sagen wir auch bewusst „im Zeitraum“. Bedenken Sie, dass Feiertage, die unter der Woche stattfinden, oft eine willkommene Gelegenheit sind, um Fenstertage/Brückentage mit Urlaubstagen aufzufüllen und vielleicht viele Ihrer geplanten TeilnehmerInnen die gesamte Woche nicht verfügbar sind. Auch Schulferien sollten Sie im Auge haben, damit Sie z.B. Ihre Tagung nicht gerade am Zeugnistag veranstalten. Das Familienleben Ihrer TeilnehmerInnen sollte Ihnen immer auch ein wichtiges Anliegen sein, immerhin möchten Sie, dass sich Ihre TeilnehmerInnen bei Ihrer Veranstaltung wohlfühlen und entspannt dabei sind, und diese nicht nervös und angespannt, als lästigen Pflichttermin wahrnehmen und eigentlich viel lieber wo anders wären. Feier- und Thementage können aber auch eine gute Gelegenheit für Ihr Event sein.

 

Tipp #2:  Beziehen Sie Themen- und Aktionstage in die Planung mit ein.

Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind oder welche Art von Event Sie planen, können Feiertage oder nationale/internationale Thementage einen sehr schönen Rahmen für Ihre Veranstaltung darstellen und die Datumssuche somit vereinfachen. Ein Beispiel: Ihr Unternehmen produziert Wohntextilien und Sie möchten ein Kundenevent für die Präsentation Ihrer neuen Produktserie an Tagesdecken und Kissen planen, hierfür würde sich doch der Weltkuscheltag am 21. Januar anbieten. Solch eine Terminwahl können Sie auch sehr schön mit PR und Marketing begleiten und gut über die sozialen Medien bespielen.

Hier einige Websites, um sich über Themen- / Aktions- oder Gedenktage zu informieren:

https://www.feiertage-oesterreich.at/festtage/2019/

https://www.deutschland-feiert.de/feiertage/sonstiges/aktionstage/

https://www.daysoftheyear.com/days/2019/

 

Tipp #3: Achten Sie auf öffentliche Großveranstaltungen und politische Ereignisse.

Ganz anders sieht es bei großen öffentlichen Ereignissen oder politisch beeinflussten Terminen aus.
Überschneidungen zu Großevents, wie zum Beispiel Städte Marathons oder Veranstaltungen an Wahltagen, sollten Sie in die Planung Ihrer Veranstaltungen miteinbeziehen.

Einige Herausforderungen, die solch eine Überschneidung mit sich bringen kann:

  • Für Großveranstaltungen oder hohe Staatsbesuche werden Straßen gesperrt und Ihre Teilnehmer haben eine erschwerte Anreise.
  • PolitikerInnen, die auch Ihre Veranstaltung besuchen sollen, werden an Wahltagen keine Zeit dafür haben.
  • Wenn Sie Ihre Veranstaltung auch durch Presse und Medien transportieren möchten, haben Sie es schwerer das Augenmerk der Journalisten auf Ihr Event zu ziehen.

 

Tipp #4: Nutzen Sie Jahrestage und planen Sie Fimenjubiläums-Veranstaltungen.

Verbinden Sie Ihre Veranstaltung mit relevanten Jahrestagen Ihrer Branche oder Firmenjubiläen, denn es ist immer eine sehr schöne Gelegenheit, einem Event eine zusätzliche Bedeutung zu geben. Historische Wendepunkte Ihres Unternehmens können so gewürdigt werden und es schafft noch mehr Gewichtung für die mediale Berichtserstattung Ihrer Veranstaltung.

 

Tipp #5: Entscheiden Sie sich für den richtigen Wochentag - Welcher Tag passt für mein Event?

Je nach Art der Veranstaltung ist natürlich auch die Wahl des Wochentages entscheidend. Sprechen Sie mit Ihrem Event Privatpersonen bzw. den Freizeitbereich an, dann eignet sich das Wochenende gut dafür. Handelt es sich um eine Business Veranstaltung, dann sollte es besser unter der Woche statt finden. Achtung, auch hier müssen Sie sich zuerst mit der Teilnehmer-Zielgruppe beschäftigen! Im klassischen daily business sollten Sie zum Beispiel Montage und Freitage vermeiden. Man kennt es ja von sich selbst, am Montag will man „mehr oder weniger“ ungestört in die neue Woche starten und am Freitag steht das Wochenende vor der Türe und man will noch so gut es geht die fälligen Aufgaben erledigen, damit man Samstag und Sonntag so richtig genießen kann. Bei Presseevents sollte man sich auch darüber informieren, wann wichtige JournalistInnen - die man beim Event dabei haben möchte - zum Beispiel Redaktionssitzung oder Abgabefristen haben.

 

Tipp #6: Achten Sie auch auf die Uhrzeit! Zu welcher Tageszeit organisiere ich meine Veranstaltung?

Auch hier gibt es leider keine „goldene Regel“, wann der richtige Zeitpunkt für Ihre Veranstaltung ist. Selbstverständlich gibt der Rahmen des Events schon eine gewisse Tageszeit vor. Eine Galaveranstaltung am Vormittag wäre wohl eher skurril, aber wie wäre es denn einmal mit einem Frühstücksbrunch für Ihre nächste Verkaufspräsentation? Im Businessbereich haben sich erfahrungsgemäß „Randzeiten“ der klassischen Büro-Öffnungszeiten als günstig erwiesen. Setzen Sie Veranstaltungen also so an, dass Ihre Teilnehmer vor dem Weg ins Büro oder am Ende des Bürotages Ihr Event besuchen können. Anders ist dies ohnehin bei ganztägigen Kongressen oder Seminaren.

 

Tipp #7: Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Location.

Sie wollen Ihr Event in einer ganz besonderen Eventlocation organisieren? Dann sollten Sie entweder rechtzeitig im Voraus die Location reservieren, oder mit dem Termin für Ihre Veranstaltung flexibel sein. Auch bei Events in den eigenen Firmenräumlichkeiten sollten Sie vorher nochmal sichergehen, dass nicht gerade z.B. Umbauarbeiten geplant sind, die eine gelungene Veranstaltung stören. Auf alle Fälle gilt: prüfen Sie die Verfügbarkeit der Location bevor Sie einen Termin kommunizieren.

 

Tipp #8: Sprechen Sie mit wichtigen Eventdienstleister - sind diese für meine Veranstaltung buchbar?

Selbiges gilt natürlich auch, wenn Sie für Ihre Veranstaltung einen speziellen Eventdienstleister benötigen. Auch hier sollten Sie die Verfügbarkeit am geplanten Veranstaltungsdatum rechtzeitig abklären, damit es dann nicht zu bösen Überraschungen im Zuge der Veranstaltungsplanung kommt.

 

Tipp #9: Wichtige Personen sollten auch Zeit haben

Bei vielen Veranstaltungen stehen bestimmte Personen im Fokus, sei es die Geschäftsführerin oder ein wichtiger Geschäftspartner, den Sie vielleicht auf Grund eines Jubiläums ehren möchten. Oder aber die Designerin eines neuen Produkts, das Sie vorstellen möchten, soll selbst auf der Bühne stehen und die BesucherInnen begeistern. Klären Sie im Vorfeld ab, ob all diese Personen am geplanten Veranstaltungstag auch verfügbar sind und nicht gerade beruflich oder privat verhindert sind. Kurzfristig kann immer etwas dazwischen kommen, aber alles was man im Vorfeld ausschließen kann, sollten Sie bei der Planung berücksichtigen. Ein gutes Terminvereinbarungs-Tool, um rasch diverse Event-Daten zu koordinieren ist zum Beispiel: https://doodle.com/de/

 

Tipp #10: Nicht zeitgleich mit Events von Mitbewerbern.

Checken Sie Veranstaltungen Ihrer Mitbewerber! Auch diese werden Veranstaltungen und Events organisieren und nichts ist unangenehmer, als wenn man feststellt, dass die ersten Kunden für Ihre Produktpräsentation absagen, weil Ihr Mitbewerber eine Jubiläumsfeier hat. Denken Sie immer daran, zeitgleiche Veranstaltungen mit Ihrem Mitbewerber halbieren den Erfolg Ihrer eigenen Veranstaltung und bringen noch dazu Ihre Teilnehmer in eine unangenehme Situation.

 

Tipp #11: Sprechen Sie mit Ihren KollegenInnen

Gab es schon mal eine ähnliche Veranstaltung. Wer hat diesen Event schon in der Vergangenheit organisiert?  Erkundigen Sie sich bei Ihren KollegInnen, und fragen Sie sie nach deren Vorgehensweise und Erfahrungen. Hat der Termin XY in der Vergangenheit gepasst, oder gab es Verbesserungsvorschläge von den TeilnehmerInnen? Fragen Sie auch in anderen Abteilungen, oft hat man wahre Event-ExpertInnen im Nebenzimmer und kann sich gegenseitig unterstützen.

 

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unseren Tipps helfen den optimalen Termin für Ihre Veranstaltung zu finden. Wie bei jeder Veranstaltung gibt es keine Universal-Lösung, aber wenn man sich Zeit in der Planung nimmt und ausgiebig recherchiert, steigert das die Chancen auf einen erfolgreichen Event.  

 

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