nbs veranstaltet seit über 20 Jahren die Biz, Österreichs Fachmesse für die MICE-Branche in Wien und die Lizzes als Ländereditionen in Linz und Salzburg. 20 Jahre, das war für uns Zeit genug, neue Dinge auszuprobieren, Fehler zu machen und natürlich aus diesen zu lernen, um unsere Abläufe, vor allem auch für unsere Kunden, zu optimieren.
In diesem Beitrag möchten wir dir ein Best Practice Beispiel aus dem Bereich der Besucheranmeldung zu unseren Messen vorstellen, wobei für uns immer zwei Hauptkriterien relevant sind:
Wie gestalten wir die Besucheranmeldung, dass sie möglichst angenehm für die Besucher abläuft?
Wie schaffen wir es, dass sich auch genau die Besucher anmelden, die für unsere Aussteller relevant und wichtig sind.
Besonders wenn man mehrere Veranstaltungen an verschiedenen Orten durchführen will, kann das kompliziert werden....doch keine Angst! Man kann diesen Anmeldeprozess ganz unproblematisch gestalten und dem Messeerfolg so ein großes Stück näher kommen!
Grundsätzlich sollten wir jedoch erstmal klären, wie so ein Anmeldeprozess überhaupt abläuft: Ein Interessent an unserer Veranstaltung erfährt über Werbemaßnahmen oder begeisterte Besucher der letzten Jahre von unserem Event, er kommt auf unsere Website und kann sich dort dann anmelden…
Und genau an dieser Stelle setzt unser Best Practice Beispiel an, auf unserer Website, die wir mit Hilfe einer genialen Inbound Marketing Software betreuen, die uns allerhand Arbeit abnimmt, wie du gleich sehen wirst:
Schritt 1: Datenerfassung
Beispiel 1
Der Chat-Bot zur Datenerfassung für die Lizz Linz und Lizz Salzburg
Ein Chat-Bot, für alle, die so etwas noch nicht kennen, ist eine Kommunikationsfunktion auf einer Website, womit der Besucher der Seite mit einem Bot kommunizieren kann. Diese Software kann gezielt, im Vorhinein definierte Fragen stellen und liefert je nach Antwort des Website-Besuchers, ebenso vorher definierte Antworten. Man kann sich dabei die Kommunikation aus der Sicht des Systems als Wenn/Dann-Logik vorstellen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn man mehrere Standorte einer Messe hat und die Anmeldung zu beiden Messen über dieselbe Website ablaufen lassen möchte:
Das heißt für unser Beispiel: Unser potenzieller Messebesucher bekommt durch einen Hinweis auf unserer Website die Information, dass die Besucheranmeldung aktuell über einen Bot abläuft. Er klickt auf diesen und wird gleich mit der Fragen nach seiner Emailadresse begrüßt. Er gibt seine Mailadresse ein und im CRM unserer Inbound Marketing Plattform wird automatisch ein Kontakt erstellt, falls er noch nicht vorhanden sein sollte. Praktisch, oder?
Als nächstes folgt die Frage, ob der Interessent zu unserer Veranstaltung nach Linz oder Salzburg kommen will. Klickt er Linz an, dann wird im Salesbereich unseres Inbound Marketing Systems direkt ein Kunden Service Ticket mit allen Kontaktdaten des Interessenten erstellt, das uns in einer Übersicht angezeigt wird, so dass wir auf einen Blick Klarheit über den Anmeldestand haben. Klickt er Salzburg an, dann kommt das Sales Service Ticket selbstverständlich in eine Übersicht für Salzburg.
Beispiel 2
Das Formular zur Datenerfassung für die Biz
Ein Formular, das kennen wir alle: Es befindet sich auf der Website, wie im Beispiel der Biz, unter der Rubrik Besucheranmeldung und sammelt Kontaktdaten über Felder, die vom Interessenten auszufüllen sind. Sobald dieser auf Absenden klickt, werden die Daten direkt an uns übersandt und falls der Kontakt noch nicht in unserem CRM sein sollte, wird automatisch ein neuer erstellt, wie im Beispiel vorher.
Automatisch! Das ist das richtige Stichwort und damit kommen wir zum nächsten Schritt!
Schritt 2: Automatisierte Segmentierung und Kontaktierung
Was Automations sind, haben wir ausführlich in unserem letzten Blogbeitrag erklärt: Vom Nutzer einer Automations Software vorab definierte Prozesse, die diese Software vollkommen ohne dessen Zutun für ihn erledigt, also kurz gesagt: Zeit- und Geldersparnis!
Zurück zu unserem Beispiel: Bei der Datenerfassung haben wir jetzt schon zwei kleine automatisierte Prozesse kennengelernt: Die automatische Kontakterstellung, falls ein Kontakt noch nicht im CRM der Inbound Marketing Software angelegt ist und die automatisierte Service-Ticket-Erstellung.
Sind die fehlenden Kontakte, und in nächster Folge die Tickets erstellt, landen diese nicht einfach so in unserer Sales Ticket Übersicht, sondern sie werden automatisch segmentiert. Je nach Eigenschaften des Kontakts, ordnet ihn also unsere Software verschiedenen Segmenten zu. Und nicht nur das! Je nach dem, welchem Segment unser Kontakt gerade zugeordnet ist, wird er auch von uns mit einer personalisierten, passgenauen Antwort benachrichtigt.
So wird zum Beispiel ein Interessent, der bereits als Fachbesucher im letzten Jahr auf einer unserer Veranstaltungen war, als Sales-Ticket der Kategorie „Bekannte“ zugeordnet und direkt mit einem Mail kontaktiert, das ihm über einen Link die Möglichkeit zur Event-Registrierung gibt. Ein als Pressekontakt registrierter Kontakt, bekommt ein etwas anderes Mail mit Presseinfos und ein noch unbekannter Kontakt, wird von uns hinsichtlich seiner Kompatibilität für unsere Aussteller speziell angesehen, darüber von uns informiert bzw. mit Rückfragen zu seinen Besuchsmotiven kontaktiert. Denn es geht uns ja darum, die richtigen Menschen auf unserer Messe für den optimalen Geschäftserfolg zusammenzubringen.
Klare Vorteile
Du siehst, die Vorteile einer All-in-one Inbound Marketing Software liegen auf der Hand: Automatisierte Kontakterstellung im CRM, automatische Sales-Ticket-Erstellung und -segmentierung und personalisierte Antworten, die auf die Bedürfnisse der Interessenten zugeschnitten sind. Und dabei bleibt dir mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben, die zu erledigen sind.
Wir haben dir jetzt gezeigt, wie man es als Eventveranstalter schaffen kann, mittels einer speziellen Software die Besucherqualität unserer Veranstaltungen zu steigern und die passendsten Besucher mit den Ausstellern für den optimalen Geschäftserfolg zusammenzubringen. Doch die genannten Vorteile einer solchen Software sind für alle Branchen anwendbar! Das können wir aus eigener Erfahrung mit unserer Inbound Marketing Software HubSpot in der Anwendung für unsere Marketingkunden aus den verschiedensten Bereichen bestätigen.
Infos zur nächsten BIZ finden Sie auf der Website! www.biz.co.at