Kurz gesagt: Eine HubSpot-Migration gelingt, wenn Daten vor dem Import bereinigt statt einfach kopiert werden. Der Prozess läuft in drei Schritten: Export & Bereinigung, strukturierter Import und Validierung. Das sind feste Bestandteile eines professionellen Onboardings, unabhängig davon, ob die Daten aus Pipedrive, Excel oder einem anderen CRM stammen.
"Können wir unsere bestehenden Daten einfach zu HubSpot mitnehmen?" ist eine der häufigsten Fragen beim Wechsel. Die Antwort: ja, aber "einfach mitnehmen" ist der falsche Ansatz wie wir finden. Eine gute Migration ist immer auch eine sehr gute Gelegenheit zur Datenbereinigung.
Bevor überhaupt etwas importiert wird, steht die Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen vor in Pipedrive, in Excel-Listen, in einem anderen CRM? Wie aktuell und vollständig sind sie wirklich? In dieser Phase werden Dubletten identifiziert, veraltete Kontakte markiert und Pflichtfelder festgelegt, die im neuen System zwingend befüllt sein müssen.
Diese Phase wird am häufigsten unterschätzt und ist gleichzeitig die, die am meisten über den späteren Erfolg entscheidet. Unstrukturierte Daten, die unbereinigt importiert werden, verursachen in HubSpot dieselben Probleme wie im Altsystem, nur an einem neuen Ort.
Nach der Bereinigung werden Kontakte, Unternehmen, Deals und relevante Aktivitäten strukturiert importiert. Wichtig dabei: Felder aus dem Altsystem müssen sinnvoll auf die HubSpot-Objektstruktur (Contacts, Companies, Deals, Tickets) abgebildet werden. Ein reiner 1:1 Import ohne Anpassung führt oft zu unpassenden oder ungenutzten Feldern im neuen System.
Migration von Pipedrive: Deals und Pipeline-Phasen lassen sich meist direkt auf die HubSpot-Deal-Pipelines übertragen, da beide Systeme ein ähnliches Pipeline-Konzept nutzen.
Migration von Excel-Listen: Hier ist der Aufwand meist am größten, weil Datenformate, Feldnamen und Dublettenprüfung manuell definiert werden müssen, bevor ein Import überhaupt sinnvoll ist.
Migration von einem anderen CRM: Der Aufwand hängt stark davon ab, wie ähnlich sich die Datenmodelle sind – je unterschiedlicher, desto mehr manuelle Abbildung ist nötig.
Nach dem Import wird stichprobenartig geprüft, ob die Daten auch korrekt zugeordnet wurden, insbesondere bei Verknüpfungen zwischen Kontakten, Unternehmen und Deals. Erst nach dieser Validierung sollte das alte System endgültig abgeschaltet werden, nicht davor.
Zu später Start. Die Datenbereinigung wird oft erst kurz vor dem geplanten Go-live begonnen, obwohl sie meist der zeitintensivste Teil des gesamten Onboardings ist.
Fehlende Verantwortlichkeit. Wenn niemand im Unternehmen die Datenqualität als "seine" Aufgabe versteht, bleiben Dubletten und unvollständige Felder oft unentdeckt bis nach dem Import.
Ignorierte Sonderfälle. Alte, individuelle Felder oder Sonderprozesse aus dem Altsystem werden häufig einfach weggelassen, obwohl sie im Tagesgeschäft noch gebraucht würden.
Datenbereinigung sollte mindestens zwei bis drei Wochen vor dem geplanten Import begonnen werden – nicht parallel dazu. Es sollte auf jeden Fall eine verantwortliche Person bestimmt werden, die die Datenqualität vor den Import freigibt. Auch für die Validierungsphase sollte bewusst mehr Zeit eingeplant werden nach dem Import, bevor das alte System abgeschaltet wird.
Kann ich meine Pipedrive-Daten direkt zu HubSpot migrieren? Ja, Deals und Pipeline-Phasen lassen sich meist gut übertragen, da beide Systeme ein ähnliches Pipeline-Konzept nutzen. Eine vorherige Bereinigung bleibt trotzdem sinnvoll.
Wie lange dauert eine typische Datenmigration? Das hängt stark vom Datenvolumen und der Datenqualität ab – meist ein bis drei Wochen innerhalb des gesamten Onboarding-Zeitraums.
Was passiert mit Dubletten beim Import? Sie sollten vor dem Import erkannt und bereinigt werden – ein automatischer Import ohne vorherige Prüfung übernimmt Dubletten unverändert ins neue System.
Muss ich das alte System sofort nach der Migration abschalten? Nein, wir empfehlen eine Übergangsphase mit Validierung, bevor das Altsystem endgültig deaktiviert wird.
Kann n.b.s auch nur die Migration übernehmen, ohne das komplette Onboarding? Ja, die Datenmigration ist auch als eigenständiger Leistungsbaustein buchbar.
Was ist der größte Fehler bei einer CRM-Migration? Daten unbereinigt 1:1 zu übernehmen, statt die Migration als Chance zu nutzen, alte Fehler und Dubletten endlich zu bereinigen.