Wieviel kostet Hubspot wirklich?

Wir haben einige Zeit gebraucht um uns für Hubspot zu entscheiden und jetzt sind wir Hubspot Agentur. Der Weg war wichtig, weil er viele Erkenntnisse gebracht hat, ohne die wir uns bei der Entscheidung für das wohl beste Inbound Marketing System nicht so sicher gewesen wären. Hier unsere Geschichte. 

Solltest du keine Lust auf das Lesen haben, dann geht's hier gleich weiter.

Innovatives CRM System bitte

Begonnen hat die Suche nach einem neuen Customer Relationship Management System anstelle unseres langjährigen CRMs Anfang 2017. Der Grund dafür war reiner Zufall, der uns rückblickend viel Glück gebracht hat. Die Vertretung unseres CRM Systems, dessen Namen wir nicht nennen möchten, hat uns einfach nicht mehr so beraten, wir wir uns das gewünscht hätten. Das System war veraltet und anstatt sich unserer Wünsche anzunehmen, taten sie diese leider als unmöglich oder nicht notwendig ab. Der Wechsel eines Systems, das wissen wir alle, ist nichts, was man als Firma gerne tut. Alle Mitarbeiter kennen sich mit dem vorhandenen System aus, die Kosten dafür sind mehr oder weniger klar definiert und die Abläufe sind jedem bekannt. 

So schön das auch klingt und ist, wenn wir in gewohnten Bahnen arbeiten können, für Innovation bleibt dann relativ wenig Platz. Aber genau das haben wir gesucht, denn eines war uns völlig klar. Wir werden links und rechts überholt und es schien nicht nur so, sondern ist rückblickend auch bestätigt: das alte System hat uns nicht nur nicht weitergebracht, sondern definitiv in unserer Entwicklung gebremst und somit geschadet. Fazit, es war ein echter Glücksfall, dass wir von unserer langjährigen CRM Firma so schlecht betreut wurden und wir können im Nachhinein heilfroh und dankbar dafür sein.

Was muss ein CRM heute können?

Nächtelanges Recherchieren war die Folge, denn tagsüber wartete das Tagesgeschäft, das abgearbeitet gehörte. Der Start ist, wie kann es anders sein, eine klassische Google Suche nach einem innovativen CRM System und schon ist man drin, im Surfmodus, der einen nicht mehr so schnell auslässt. Endlich waren die ersten Apps zur näheren Ansicht vorausgewählt. Es waren diejenigen, die die klassischen Funktionalitäten eines CRM Systems beherrschten, gleichzeitig aber auch von der Oberfläche her ansprechend waren (da fielen bei uns die meisten durch), bis hin zu zusätzlichen Features, von denen wir gar nicht zu träumen wagten. Begann alles mit der Suche nach einem CRM Systems, zeigte sich nach Durchforsten einschlägiger Testseiten und Bewertungsplattformen, dass wir mit einem neuen System weitaus mehr abdecken konnten und das, muss ich sagen, war die große Erkenntnis in dieser Phase. CRM alleine reichte uns ab dann nicht mehr aus, musste es auch nicht, denn ab da ging es um eine 360 Grad Rundumkommunikation, die plötzlich zeigt, woher unsere Kunden oder potentielle Kunden wirklich kommen und was sie auf unserer Website wirklich interessiert.

Was genau ist Inbound Marketing?

Genau in dieser Phase kamen wir auch das erste Mal in Kontakt mit Hubspot und der Inbound Marketing Methode, die Hubspot ja erfunden hat. Ein Testaccount war schnell erstellt und ein erstes Probieren zeigte, dass dieses System einfach unglaublich viel kann und sehr mächtig daherkommt. Fast ein wenig zu komplex, wie es sich bei unserer ersten Entscheidung zeigte, denn der Weg war ja nicht direkt zu Hubspot sondern mit einem Zwischenschritt zu Pipedrive, der 14 Monate lange dauerte....aber alles nach und nach. Das Probieren und mit dem System Spielen machte definitiv Spaß, überforderte uns aber auch ein wenig. Das was uns vom ersten Moment an begeisterte, war, dass alles auf einen Platz war und zwar wirklich alles. Begonnen vom Newsletter, den wir zur Zeit mit CleverReach aussandten, bis hin zum Social Postings, Landingpages, Blogartikel (ich muss gestehen, wir dachten gar noch nicht daran, hier mehr Energie hineinzustecken, weil wir die Wichtigkeit von Blogs und Co noch gar nicht erkannt hatten, obwohl wir eine Marketingagentur sind und bis dato 20 Jahre Marketingerfahrung aufweisen konnten) und und und....

Genau diese Fülle an Funktionen hat uns wahrscheinlich im ersten Schritt doch noch zögern lassen und uns letztlich für ein zweites präferiertes Tool entscheiden lassen: Pipedrive.

Über Pipedrive und Anbindungen zu Hubspot

Pipedrive ist ein unserer Meinung nach kostengünstiges, sehr ansprechendes und sympathisches CRM, das, besonders, wenn viele Kontakte zu verwalten sind, sehr angenehm und preisgünstig ist. Was hat das mit der Menge der Kontakte zu tun? Die meisten Tools verrechnen nach Anzahl der Kontakte, Pipedrive nach Anzahl der Arbeitsplätze. Gesagt, getan, wir entschieden uns im ersten Schritt für genau dieses System, das seinen Ursprung in Polen hat und ein gutes Look & Feel für uns hatte. Die Entscheidung war eine der besten, die wir in den letzten Jahren getroffen hatten. Wir arbeiteten uns mit Pipedrive zur "nächsten Salesebene" vor, indem wir erstmals mit Deals agierten und bemerkten, wie gut es damit geht, den Überblick über seine Geschäfte zu bewahren. Auf einen Blick hatten wir erstmals alle laufenden Deals vor uns inklusive Umsätzen, die wir nach der Dealphase im Wert gewichtet, angezeigt erhielten. Ich gehe davon aus, dass wir mit der Umstellung auf dieses System um ca. 20 % mehr an Schlagkraft erreichten, als mit dem, das wir zuvor hatten. Mit dem Spaß daran kam aber aber auch die Neugier auf Erweiterungen, die ja laufend angepriesen werden. So lernten wir innerhalb kürzester Zeit die Tools Slack für die interne Kommunikation, das wir immer noch mit großer Begeisterung nutzen, Trello für unsere Projekte, Leadfeeder für das Tracken unserer Website, das uns zeigte, wer sich auf unserer Seite befindet und Active Campaign als unser neues Newslettersystem, da ebenso über Zapier in Pipedrive zu integrieren. Und genau da begannen wir wieder mit Hubspot zu flirten. Wir hatten in der Endversion, sozusagen hungrig auf mehr geworden, folgende Anbindungen an unser CRM System, das ich euch mit den Kosten, die dafür anfielen, gleich einmal aufzähle (Basis 50.000 Kontakte, 7 Mitarbeiter, die Preise haben wir im April 2021 aktualisiert).

Dazu kam jedoch ein Faktum, das schwer in Zahlen gefasst werden kann:

Wir benötigten viel Zeit, die Integrationen wirklich ins Laufen zu bringen. Leadfeeder zum Beispiel legte uns bei jeden neuerlichen Website Besuch eines Kunden ein neues Feld an, was wir nicht wirklich wollten. Mit Active Campaign schafften wir die Integration leider gar nicht, sodass sich die laufend bearbeitete CRM Datei von der Newsletterdatei mehr und mehr auseinanderbewegte und die Informationen nicht aktualisiert wurden. Immer öfter schoss mir Goethe's Zauberlehrling in den Kopf "die Geister, die ich rief"... hier war es die Technik, die uns gerade über den Kopf wuchs.

Ich glaube, diese vielen kleinen und größeren Integrationsprobleme machten nicht nur einmal unsere Arbeit insofern zunichte, dass wir oft zu viel unsere potentielle Kunden kontaktierten, obwohl sie bereits ein klares Bewegungsmuster im Newsletter oder auf der Website hatten und wir besser dran gewesen wären, einmal abzuwarten.

Dass das die Kosten explodieren lässt, besonders in Hochlohnländern wie bei uns in Österreich, das weiß jeder Unternehmer nur zu gut. Und genau da kommt Hubspot ins Spiel. Ja, es ist nochmal so teuer, aber wir haben seitdem keine doppelten Wege und falsche Kommunikationspfade, die wir einschlagen und sparen somit eine Menge an Arbeitszeit ein. Ich gehe davon aus, dass jeder unserer Mitarbeiter durch solche Anbindungsprobleme und Kommunikationsfehler mindestens 5 Stunden pro Monat für seine eigentliche Arbeit verlor. Die Kosten pro Mitarbeiter liegen bei uns im Durchschnitt bei etwa 50,- (Lohnkosten, Infrastruktur und Nebenkosten) pro Stunden, somit waren es pro Monat/pro Mitarbeiter etwa 250,-, was bei 7 Mitarbeitern sage und schreibe nochmal 1.750,- ausmacht. 

Somit sind die Ersparnisse ab hier schon weitaus höher als die zusätzlichen Kosten für Hubspot.

Ein zweites schlagendes Argument für das teurere Hubspot ist die Tatsache, dass sich alle in einem einzigen System bewegen, keine Zeit beim "neu Hineindenken" verlieren und den Überblick über die gesamte Kommunikation bewahren. Sobald auf ein zweites, drittes oder gar viertes Tool gesprungen werden muss, ist es vorbei und es wird  zu viel übersehen. Ganz zu schweigen von der Motivation, die in den Keller rasselt, wenn man sich vor lauter Systemen nicht mehr aussieht und der Erfolg auf sich warten lässt.

Marketingautomation vom Feinsten

Hubspot hat im Laufe der letzten Jahre seine Marketingautomation suksessive Ausgebaut und verfeinert. Prinzipiell ist jetzt schon alles, was das Marketingherz begehrt, über eine Automation lösbar und kann so jede Routineaufgabe über die Automation fahren lassen. Das spart wiederum wertvolle Zeit für die spannenden und herausfordernden Aufgaben in Ihrem Unternehmen....und es spart auch teuere Manpower. Seit Einführung von Hubspot haben wir bei gleichem Umsatz 2 Mitarbeiter weniger im Team (die sind übrigens gerade in Karenz und wir freuen uns jetzt schon, wenn sie wiederkommen, denn unser Unternehmen wächst).

Hubspot ist für uns das günstigste System, das wir je hatten

Sobald ich mit Kollegen beginne über unser Hubspot zu diskutieren, höre ich regelmäßig, wie das Amen im Gebet "Hubspot ist ja so teuer". Ja, es scheint teuer zu sein, aber das nur auf den ersten, eher kurzsichtigen Blick aber nicht mit dem Blick auf den komplexen Arbeitsablauf eines Teams, das viel weiterbringen möchte. Damit ich euch nicht lange aufhalte, meine Argumente für Hubspot, das ich nach einer Einschulungsphase von ca. 6 Monaten (ja, in dieser Zeit verflucht man die Komplexität nicht nur einmal) nie wieder tauschen würde:

Online Schulungsprogramm (auch in deutscher Sprache), das den Wissenstand über Inbound Marketing aller Mitarbeiter auf eine Basis stellt. Ich stelle diesen Punkt an erster Stelle, weil ich das bei der Entscheidung für Hubspot völlig übersehen hatte und für sehr wertvoll erachte. Jeder neuer Mitarbeiter wird nun einmal vor das Schulungsprogramm gesetzt bis er/sie die Inbound Zertifizierung in der Tasche hat.
Hubspot ist eine Software, das alles vorher genannte und noch viel mehr in einem Tool vereint. Das heißt für Mitarbeiter ein einziges System am Morgen öffnen und genau das am Abend wieder zu schließen. Kein störendes Switchen, kein zeitraubendes Übertragen oder Kontrollieren ob alles übertragen wurde.

Die Funktionalitäten bei Hubspot sind so reichhaltig, dass, wenn man alle Möglichkeiten nutzt, der Vorsprung zum Mitbewerb nur wachsen kann und die daraus resultierenden Mehreinnahmen die Zusatzkosten um ein Vielfaches übersteigen.

Hubspot ist börsennotiert, was ein Grund ist, sich laufend weiter zu entwickeln. Das gefällt mir und gibt mir die Sicherheit, immer am letzten Stand zu bleiben.

Hubspot gibt es in deutscher Sprache und hat einen deutschen Support und ein Büro in Berlin. Wir sprechen natürlich alle Englisch, trotzdem ist ein viel einfacher, Probleme, für die man einen Support benötigt, in seiner Muttersprache lösen zu können.

Aus Überzeugung Hubspot Partner

Hätte mir jemand noch vor 5 Jahren erzählt, dass wir ab 2019 Hubspot Vertriebspartner sind, ich hätte es wohl nicht geglaubt. Dennoch ist es eine logische Konseqenz aus unserem Weg zu Hubspot. Wir haben uns als User und Marketer auf Hubspot eingelassen und kennen damit alle Probleme und auch Ängste neuer Hubspot User. Warum? Wir haben sie selbst erlebt und können damit offen und ehrlich umgehen. In diesem Sinne freuen wir uns sehr, wenn wir auch dir Hubspot näher bringen dürfen.