n.b.s Blog

7 Tipps für gelungene Videokonferenzen

Homeoffice für die halbe Welt, bedeutet Hochkonjunktur für Videokonferenzen. Wenn nur jede 10. Firma Österreichs täglich eine Videokonferenz für die Dauer von 30 Minuten abhält, dann sind das immerhin fast 2 Jahre Videokonferenz pro Tag in Österreich...weltweit möchten wir das gar nicht weiter verfolgen. Das heißt, dass das Thema omnipräsent ist und auch wir treffen und täglich im virtuellen Raum. Nachdem wir auch schon zuvor diese Art der Kommunikation sehr gerne genutzt haben, fällt es uns eigentlich sehr leicht. Was wir aber bemerkt haben ist, dass es vielen, mit denen wir außerhalb unserer eigenen "4 Firmenwände" virtuell sprechen, der Umgang mit dem Medium doch recht schwerfällt und gute Gespräche teilweise durch starke Ablenkungen, die den Verursachern aber nicht auffallen, irritiert werden. Dadurch verliert das Gespräch aber leider an Wertigkeit, was leicht zu umgehen wäre. Um das zu vermeiden, haben wir für euch 7 Regeln für eine gute Videokonferenz aufgestellt. Diese Liste erhebt selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wir freuen uns sehr über eure Kommentare und Tipps. Aber wir finden, wenn man sich mal an diese 7 hält, dann sollte die nächste Videokonferenz zum vollen Erfolg werden. 
  1. Zeitgerechtes Einwählen & Check des Systems

    Ganz ehrlich? Es ist extrem störend, wenn man zu Beginn eines solchen Meetings damit konfrontiert ist, wenn sich dein Gegenüber damit spielt, wo man das Notebook, Handy oder die Webcam am PC ordentlich platzieren könnte. Das ist etwas, was man vor dem Meeting machen muss. Einfach reingehen und vorab testen. Zoom, unser präferiertes System bietet dazu einen Testmeetingraum an, in dem man vor dem Treffen Bild, Ton, Hintergrund und alle Features ausprobieren kann. Gerade Zoom ist ein sehr selbsterklärendes System, das keiner Einschulung bedarf, aber ansehen sollte es man sich schon bevor man das erste Mal an einem Videocall teilnimmt.

  2. Mögliche Störquellen vorher schon eliminieren

    Bitte sagt eurer Umgebung gerade im Homeoffice Bescheid, wenn ihr euch in eine Videokonferenz einwählt. Denn was so alles passieren kann, wenn man vorher nicht dafür gesorgt hat, die Türen zu schließen und für die Zeit des Videocalls für Ruhe zu sorgen, zeigt ein viral gegangenes Video. Ich spreche vom BBC Interview, das unter "Kind stört BBC Interview" weltberühmt wurde. Den link dazu möchte ich euch nicht vorenthalten und lasse diesen Punkt einfach mal so stehen 😂

  3.  Nie vergessen: du bist unter ständiger Beobachtung

    Was uns immer wieder auffällt ist, dass es offensichtlich allzu rasch vergessen ist, dass man während einer Videokonferenz unter ständiger Beobachtung ist, solange die Kamera an ist. Zu Beginn ist man ja noch voll dabei. Wenn es aber dann zu längeren Monologen anderer Teilnehmer kommt, dessen Inhalt du nicht gerade extrem spannend findest, dann kann es schon passieren, dass man mal aufs Handy schaut oder sich seinen Fingernägeln widmet oder vielleicht den plötzlichen Hunger stillt (und das noch mit Begleitgeräuschen...). Tut das bitte nicht, es wird viel stärker wahrgenommen als in einem "normalen" realen Meeting. Um das zu unterstreichen und euch noch ein zweites Mal zum Lachen zu bringen, hier wieder ein innerhalb kürzester Zeit viral gegangenes Video eines Zoom Meetings einer Agentur, das als "oh my God, Jennifer" in die Geschichte der Online Meetings eingehen wird (oder bereits gegangen ist):

  4. Hast du nichts zu sagen, dann Ton aus!

    Videokonferenzsysteme sind standardmäßig so eingestellt, dass das Bild und somit die Aufmerksamkeit auf den Teilnehmer gelenkt wird, der zu sprechen beginnt. Wenn jemand etwas zu sagen hat, dann macht das Ganze auch richtig Sinn. Wenn jemand aber zum Beispiel an seinem Sessel wetzt oder diesen versucht in die richtige Position zu bringen und das mit Geräusch verbunden ist, dann springt das Bild laufend auf diese Lärmquelle, sprich auf den "Sesselwerker", der gerade nicht am Geschehen teilnimmt (funktioniert übrigens auch wunderbar mit Kaffeetassen). Das stört und kann auch peinlich werden, kann aber sehr leicht ausgeschalten werden...und zwar im wahrsten Sinn des Wortes: Ton bitte immer dann ausschalten, dazu reicht ein Klick auf das Mikrozeichen, wenn man nichts sagen möchte. Meldet man sich zu Wort, dann öffnet ihr für die Dauer eures Beitrags das Mikro um es danach gleich wieder auszuklicken. Einmal zur Gewohnheit geworden, fällt das jedem leicht und dient einem stimmigen und koordiniertem Videocall. 

  5. Einstellen, hinsetzen und bitte so lassen

    Es ist unglaublich, was manchen Teilnehmern so alles einfällt in Sachen Positionsänderung während eines Videocalls. Hier wird entweder die eigene oder die Position des Notebooks/Handys immer und immer wieder verändert. Mal ist das Licht nicht ausreichend, dann ist man zu nahe am Fenster oder man sitzt nicht gut. Dann wird das Videogerät nach vorne, dann wieder zur Seite geschoben oder es fällt zwischendurch immer wieder runter, besonders, wenn man sich mit dem Handy eingewählt hat. Bitte lasst das! Es ist störend für den Rest der Teilnehmer, weitaus störender als ein nicht optimales Licht. Abgesehen von den visuellen Störungen ist das ganze zumeist ja auch akustisch begleitet, was dann wieder meinen obigen Punkt betrifft. Fazit: bitte einfach Ruhe geben, dasitzen, sprechen, wenn man etwas zu sagen hat und nicht zu viel bewegen.

  6. Finger weg vom Touchscreen

    Diese Regel betrifft alle, die sich mit dem Handy oder einem Tablett, also mit einem Touchscreen, zu einer Videokonferenz einwählen. Denn da ist ganz besondere Vorsicht angesagt. Es ist nämlich der Finger, mit der er/sie am Display Einstellungen für den laufenden Videocall vornimmt, der den anderen dann regelrecht in die Augen sticht. Gebt damit bitte acht. Viele bedenken nicht, dass wenn sie per Handy mit dabei sind und Ton, Bild oder ähnliches am Display verstellen. Einmal ist OK, aber bitte nicht dauernd. Der Finger wird, ist er mal am Touchscreen angekommen, riesengroß und "Bildschirmdominant", wenn es das Wort gibt.

  7.  Last but not least - auf den Hintergrund achten

    Der Mensch ist ein neugieriges Wesen und das kann er auch bei Videocalls nicht abschalten. Deswegen pass bitte auf, was du hinter dir so stehen hast. Es wird nämlich alles genau registriert und mit einem solchen Videocall lässt du alle Teilnehmer in dein Wohnzimmer, in deine Küche oder wo du sonst halt während deiner Konferenz so sitzt. Das heißt, schau, dass bei dir nicht das totale Chaos herrscht... aber so mühsam das auch ist, du kannst dir damit auch eine Menge Respekt verschaffen. Das ist ja auch der Grund, warum sich intelligente Menschen, oder diejenigen, die es anderen glauben lassen möchte, dass sie zu dieser Spezies gehören, sich immer vor ihrer gefüllten Bücherwand platzieren. Am besten es stehen dann noch Werke (gut erkennbar) in den Regalen, die den anderen nur ein bewunderndes "Oh" entlocken können. So einfach war es schon lange nicht mehr sein (Intellektuelles) Image rasch aufzumöbeln.

    Bonustipp: Gerade wenn in größerer Runde z.B. nach einem Feedback gefragt wird, wissen die TeilnehmerInnen nicht, wer jetzt beginnen oder weiterreden soll. Hier empfiehlt es sich , dass jeder am Ende seines Statements den/die nachfolgende Redner/in nominiert.

 

Das wären sie, meine Tipps für einen erfolgreichen Videocall. Die wichtigste Botschaft: Man ist in der Welt der Online Meetings immer unter Beobachtung, was man auch im Laufe eines länger andauernden Videocalls nicht vergessen sollte.

 

Viel Spaß bei nächsten Videocall. Wer üben möchte, kann sich sehr gerne einen Call mit mir ausmachen und wir probieren das gemeinsam aus... einfach hier klicken

Videocall - Test mit Christina